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13 TIPPS FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE IM HOMEOFFICE

Tipps für eine bessere Führungsarbeit während Homeoffice und Kurzarbeit Für Führungskräfte ist das Führen ihrer Mitarbeitenden während der Zeit im Homeoffice und in der Kurzarbeit eine Herausforderungen. Neue Problemstellungen treten durch die Zusammenarbeit auf Distanz auf. Beobachtungen werden gemacht, die Qualitätsverluste sichtbar machen. Die Leistung ist mangelhaft, das Klima verschlechtert sich, Missverständnisse und Misstrauen nehmen zu, Fehler vermehren sich und Unzufriedenheiten sind erkennbar. Die folgenden Tipps sollen helfen, Wichtigkeiten und Grundsätze in der Führungsarbeit während Zeiten im Homeoffice und in der Kurzarbeit zu kennen. Die konsequente und konstante Umsetzung ist der nächste Schritt zur Verbesserung der Situation. Wenn Sie Ihre Anliegen dirket mit dem Coach von CrossCheck Coaching besprechen möchten, dann buchen Sie einen Termin. Dafür eignet sich das Online Homeoffice Coaching. Es ist kurz, günstig und effektiv.
Tipp 1 Kümmern Sie sich um Mitarbeitende - regelmässig! Kümmern Sie sich um alle Mitarbeitende. Homeoffice oder Kurzarbeit ist für die meisten Ihrer Mitarbeitenden ungewohnt und kann eine Herausforderung sein. Einige haben Mühe sich zu organisieren oder zu konzentrieren. Einige arbeiten sprunghaft oder lange an einem Stück. Einige werden abgelenkt und andere vermissen die Arbeitskollegen. Begleiten Sie die Mitarbeitenden in diesen Themen und leiten Sie sie an, Lösungen für ihre Schwierigkeiten zu finden. Bieten Sie nicht „nur“ Kontaktaufnahmen mit Ihnen an, sondern gehen Sie aktiv auf Ihre Mitarbeitenden zu. Regelmässig und engmaschig.
Tipp 2 Halten Sie das Vertrauen aufrecht Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitenden. Darauf, dass sie die Arbeitszeiten einhalten und produktiv sind. Eine Kontrolle über alle und alles zu erlangen ist unmöglich. Der Aufwand wäre zu gross und der Schaden auch. Die notwendige Kontrolle würde Zeit und Aufmerksamkeit von Wichtigerem massiv reduzieren. Widerstand und eine negative Wechselwirkung seitens Mitarbeitenden würden wachsen. Selbstverständlich können Arbeitszeiten erfasst werden. Machen Sie dies auf eine einfache Art und Weise. Auch Leistung und Ergebnisse sollen überprüft werden. Dies geschieht jedoch nicht aus mangelndem Verstrauen heraus, sondern aus Führungsqualitäten.
Tipp 3 Gewährleisten Sie, dass die Technik funktioniert Eine ungenügende, fehlerhafte und nicht funktionierende Infrastruktur führt schnell zu Konzentrationsverlust, Frustration und kostet Ergebnisqualität. Sorgen Sie für technische Möglichkeiten, um eine reibungslose Arbeit sicherzustellen. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden bei Problemen und kümmern Sie sich darum, dass sie gelöst werden. Prüfen Sie, ob es Zeit ist, in die IT-Infrastruktur zu investieren. Seien sie nicht zu sparsam (auch in Krisen) im Erwerben von erleichternden Gerätschaften und sonstigen Hilfsmitteln. Seien Sie sich bewusst, dass eine nicht funktionierende Infrastruktur hohen Frust und Produktivitätsverlust generiert.
Tipp 4 Sagen Sie Danke Einige Mitarbeitende arbeiten im Homeoffice ohne sich zu beklagen. Sie akzeptieren die Situation und die Veränderung. Für Andere ist es jedoch eine Doppelbelastung, weil sie sich zum Beispiel noch um Familienangehörige kümmern müssen. Bedanken Sie sich deshalb für das Engagement und für den Umgang mit der zusätzlichen Herausforderung des Homeoffice. Brauchen Sie dafür Beispiel, damit der Mitarbeitende erkennt, für was Sie ihm genau danken.
Tipp 5 Stellen Sie Fragen und hören Sie zu Ihren Mitarbeitenden zuhören ist essenziell in der Führung auf Distanz (sonst eigentlich auch!). Finden Sie in Einzelgesprächen heraus, wie es Ihrem Mitarbeiter geht und was er braucht. Planen Sie dafür feste Zeitpunkte ein. Zum Beispiel einmal wöchentlich. Fragen Sie: „Was läuft gut?“, „Was läuft nicht gut“, „Was sollte verbessert werden?“ Gespräche in einer Video-Konferenz zu führen hat sich mehr bewährt als am Telefon. Mimik und Gestik ermöglicht Ihnen, die Befindlichkeit besser einzuordnen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht abgelenkt werden und konzentrieren Sie sich ausschliesslich auf das Gespräch.
Tipp 6 Lassen Sie Absprachen treffen Egal welche Absprachen und Regeln Sie in der direkten Führung hatten, behalten Sie diese bei. Sprechen Sie sich zusätzlich ab, wie Diskussionen, Arten von Austausch etc. geführt werden sollen. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeitenden, sich kurzfristig zu kontaktieren, um Fragen und Anliegen zu klären. Mehr Video-Konferenzen, mehr Telefongespräche und weniger Mails.
Tipp 7 Strukturieren Sie Meetings und führen Sie sie effizient durch Traktanden im Vorfeld festlegen - Zielsetzung und Zeitdauer pro Traktandum Pünktlich beginnen, pünktlich aufhören Nur eine Person spricht gleichzeitig - beim Zuhören ist das Mikrophon aus Maximale Sprechzeiten können definiert und von der Sitzungsleitung überwacht werden Ergebnisprotokoll führen Zusätzlich weitere Schritte planen: Wer macht was bis wann und wie wird kommuniziert? Feedbackrunde und Ausblick
Tipp 9 Delegieren Sie ins Homeoffice Ziele, Aufgaben und Pflichten können sich im Homeoffice ändern. Passen Sie sie gemeinsam mit den Mitarbeitenden an. Das heisst im Dialog nicht im Monolog. Fragen Sie nach Zielsetzungen, Vorgehensweise und Zeitplan. Sie dürfen hohe Erwartungen haben. Das sollte sich im Homeoffice nicht ändern.
Tipp 10 Kontrollieren Sie in einem gesunden Masse auf Distanz Vermeiden Sie Kontrollwahn. Überkontrolle demotiviert und zeugt von mangelndem Vertrauen. Beides eine ungute Basis für erwartete Leistungen. Sprechen Sie sich klar über Prioritäten ab. Wiederholen Sie sie. Führen Sie nach Zielen und kontrollieren Sie die Ergebnisse. Setzen Sie dafür Termine.
Tipp 12 Lernen Sie aus der Distanz Seien Sie sehr pro-aktiv. Mehr als Sie das sonst tun. Probieren Sie aus. Sollten Sie scheitern, dann ist das in Ordnung. Verbessern Sie, bleiben Sie aktiv, trauen Sie sich. Sie werden dadurch besser und zufriedener. Trotz Distanz!
Tipp 8 Ermöglichen Sie eine gute Arbeitsorganisation Manche Mitarbeitende organisieren sich problemlos selbst. Andere haben Mühe sich zu strukturieren, zu konzentrieren und Prioritäten zu setzen. Stellen Sie diesen Mitarbeitenden einen Arbeitskollegen zur Verfügung, welcher in diesen Themen unterstützen kann. Kommen Sie Mitarbeitenden entgegen, wenn sie durch Krisen, Homeoffice, Kurzarbeit etc. in eine Überforderung geraten.
Tipp 11 Ermöglichen Sie sozialen Kontakt Ermöglichen Sie jeden Tag und allen Mitarbeitenden Zeit für Small-Talk. Planen Sie aktiv solche Zeiten ein. Z.B. vor oder nach einer Sitzung. Vor oder nach dem Mittagessen. Am Morgen zum Tagesstart etc. Geben Sie Themen zum Austausch vor. Z.B. Herausforderungen im Homeoffice oder Tricks im Homeoffice etc. Spendieren Sie für Ihr Team eine Pizza zum Mittag und essen Sie gemeinsam über das Videoportal. Feiern Sie die Geburtstage der Mitarbeitenden. Trinken Sie immer wieder mit einem Ihrer Mitarbeiter einen Kaffee. Stellen Sie Dialoge aktiv her. Sie kommen nicht von allein.
Tipp 13 Geben Sie Feedback – jeden Tag! Rückmeldungen über geleistete Arbeit sind essenziell und ein beachtliches Werkzeug, um Motivation, Leistung und Qualität voranzutreiben. Geben Sie Feedback über positive Beobachtungen und auch negative Tatsachen. Brauchen Sie dazu Beispiele und teilen Sie diese mündlich mit (wenig Email). Tun Sie dies jeden Tag bei mindestens 3 Mitarbeitern. Leiten Sie Ihre Mitarbeitenden an,einander Feedback zu gebe. Bauen Sie Feedbackrunden in den Tagesablauf und während Sitzungen ein.
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Dipl. Private & Business Coach CFS/GRC - Andrea Waeckerlin
Andrea Waeckerlin Geschäftsleitung CrossCheck Coaching Dipl. Private & Business Coach CFS/GRC Ahornweg 10 4323 Wallbach +41 (0)61 821 35 24 +41 (0)79 579 42 18 info@crosscheck-coaching.ch www.crosscheck-coaching.c
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FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE

IM HOMEOFFICE

Tipps für eine bessere Führungsarbeit während Homeoffice und Kurzarbeit Für Führungskräfte ist das Führen ihrer Mitarbeitenden während der Zeit im Homeoffice und in der Kurzarbeit eine Herausforderungen. Neue Problemstellungen treten durch die Zusammenarbeit auf Distanz auf. Beobachtungen werden gemacht, die Qualitätsverluste sichtbar machen. Die Leistung ist mangelhaft, das Klima verschlechtert sich, Missverständnisse und Misstrauen nehmen zu, Fehler vermehren sich und Unzufriedenheiten sind erkennbar. Die folgenden Tipps sollen helfen, Wichtigkeiten und Grundsätze in der Führungsarbeit während Zeiten im Homeoffice und in der Kurzarbeit zu kennen. Die konsequente und konstante Umsetzung ist der nächste Schritt zur Verbesserung der Situation.
Tipp 1 Kümmern Sie sich um Mitarbeitende - regelmässig! Kümmern Sie sich um alle Mitarbeitende. Homeoffice oder Kurzarbeit ist für die meisten Ihrer Mitarbeitenden ungewohnt und kann eine Herausforderung sein. Einige haben Mühe sich zu organisieren oder zu konzentrieren. Einige arbeiten sprunghaft oder lange an einem Stück. Einige werden abgelenkt und andere vermissen die Arbeitskollegen. Begleiten Sie die Mitarbeitenden in diesen Themen und leiten Sie sie an, Lösungen für ihre Schwierigkeiten zu finden. Bieten Sie nicht „nur“ Kontaktaufnahmen mit Ihnen an, sondern gehen Sie aktiv auf Ihre Mitarbeitenden zu. Regelmässig und engmaschig.
Tipp 2 Halten Sie das Vertrauen aufrecht Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitenden. Darauf, dass sie die Arbeitszeiten einhalten und produktiv sind. Eine Kontrolle über alle und alles zu erlangen ist unmöglich. Der Aufwand wäre zu gross und der Schaden auch. Die notwendige Kontrolle würde Zeit und Aufmerksamkeit von Wichtigerem massiv reduzieren. Widerstand und eine negative Wechselwirkung seitens Mitarbeitenden würden wachsen. Selbstverständlich können Arbeitszeiten erfasst werden. Machen Sie dies auf eine einfache Art und Weise. Auch Leistung und Ergebnisse sollen überprüft werden. Dies geschieht jedoch nicht aus mangelndem Verstrauen heraus, sondern aus Führungsqualitäten.
Tipp 3 Gewährleisten Sie, dass die Technik funktioniert Eine ungenügende, fehlerhafte und nicht funktionieren- de Infrastruktur führt schnell zu Konzentrationsverlust, Frustration und kostet Ergebnisqualität. Sorgen Sie für technische Möglichkeiten, um eine reibungslose Arbeit sicherzustellen. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden bei Problemen und kümmern Sie sich darum, dass sie gelöst werden. Prüfen Sie, ob es Zeit ist, in die IT-Infrastruktur zu investieren. Seien sie nicht zu sparsam (auch in Krisen) im Erwerben von erleichternden Gerätschaften und sonstigen Hilfsmitteln. Seien Sie sich bewusst, dass eine nicht funktionierende Infrastruktur hohen Frust und Produktivitätsverlust generiert.
Tipp 4 Sagen Sie Danke Einige Mitarbeitende arbeiten im Homeoffice ohne sich zu beklagen. Sie akzeptieren die Situation und die Ver- änderung. Für Andere ist es jedoch eine Doppelbe- lastung, weil sie sich zum Beispiel noch um Familien- angehörige kümmern müssen. Bedanken Sie sich deshalb für das Engagement und für den Umgang mit der zusätzlichen Herausforderung des Homeoffice. Brauchen Sie dafür Beispiel, damit der Mitarbeitende erkennt, für was Sie ihm genau danken.
Tipp 5 Stellen Sie Fragen und hören Sie zu Ihren Mitarbeitenden zuhören ist essenziell in der Führ- ung auf Distanz (sonst eigentlich auch!). Finden Sie in Einzelgesprächen heraus, wie es Ihren Mitarbeitenden geht und was sie brauchen. Planen Sie dafür feste Zeitpunkte ein. Zum Beispiel einmal wöchentlich. Fragen Sie: „Was läuft gut?“, „Was läuft nicht gut“, „Was sollte verbessert werden?“ Gespräche in einer Video-Konferenz zu führen hat sich mehr bewährt als am Telefon. Mimik und Gestik ermöglichen Ihnen, die Befindlichkeit besser einzu- ordnen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht abgelenkt werden und konzentrieren Sie sich ausschliesslich auf das Gespräch.
Tipp 6 Lassen Sie Absprachen treffen Egal welche Absprachen und Regeln Sie in der direkten Führung hatten, behalten Sie diese bei. Sprechen Sie sich zusätzlich ab, wie Diskussionen, Arten von Austausch etc. geführt werden sollen. Ermuntern Sie Ihre Mitarbeitenden, sich kurzfristig zu kontaktieren, um Fragen und Anliegen zu klären. Mehr Video-Konferenzen, mehr Telefongespräche und weniger Mails.
Tipp 7 Strukturieren Sie Meetings und führen Sie sie effizient durch Traktanden im Vorfeld festlegen - Zielsetzung und Zeitdauer pro Traktandum Pünktlich beginnen, pünktlich aufhören Nur eine Person spricht gleichzeitig - beim Zuhören ist das Mikrophon aus Maximale Sprechzeiten können definiert und von der Sitzungsleitung überwacht werden Ergebnisprotokoll führen Zusätzlich weitere Schritte planen: Wer macht was bis wann und wie wird kommuniziert? Feedbackrunde und Ausblick
Tipp 8 Ermöglichen Sie eine gute Arbeitsorganisation Manche Mitarbeitende organisieren sich problemlos selbst. Andere haben Mühe sich zu strukturieren, zu konzentrieren und Prioritäten zu setzen. Stellen Sie diesen Mitarbeitenden einen Arbeits- kollegen zur Verfügung, welcher in diesen Themen unterstützen kann. Kommen Sie Mitarbeitenden entgegen, wenn sie durch Krisen, Homeoffice, Kurzarbeit etc. in eine Überforde- rung geraten.
Tipp 9 Delegieren Sie ins Homeoffice Ziele, Aufgaben und Pflichten können sich im Home- office ändern. Passen Sie sie gemeinsam mit den Mit- arbeitenden an. Das heisst im Dialog nicht im Monolog. Fragen Sie nach Zielsetzungen, Vorgehensweise und Zeitplan. Sie dürfen hohe Erwartungen haben. Das sollte sich im Homeoffice nicht ändern.
Tipp 10 Kontrollieren Sie in einem gesunden Masse Vermeiden Sie Kontrollwahn. Überkontrolle demotiviert und zeugt von mangelndem Vertrauen. Beides eine ungute Basis für erwartete Leistungen. Sprechen Sie sich klar über Prioritäten ab. Wieder- holen Sie sie. Führen Sie nach Zielen und kontrollieren Sie die Ergebnisse. Setzen Sie dafür Termine.
Tipp 11 Ermöglichen Sie sozialen Kontakt Ermöglichen Sie jeden Tag und allen Mitarbeitenden Zeit für Small-Talk. Planen Sie aktiv solche Zeiten ein. Z.B. vor oder nach einer Sitzung. Vor oder nach dem Mittagessen. Am Morgen zum Tagesstart etc. Geben Sie Themen zum Austausch vor. Z.B. Herausforder- ungen im Homeoffice oder Tricks im Homeoffice etc. Spendieren Sie für Ihr Team eine Pizza zum Mittag und essen Sie gemeinsam über das Videoportal. Feiern Sie die Geburtstage der Mitarbeitenden. Trinken Sie immer wieder mit einem Ihrer Mitarbeiter einen Kaffee. Stellen Sie Dialoge aktiv her. Sie kommen nicht von allein.
Tipp 12 Lernen Sie aus der Distanz Seien Sie sehr pro-aktiv. Mehr als Sie das sonst tun. Probieren Sie aus. Sollten Sie scheitern, dann ist das in Ordnung. Verbessern Sie, bleiben Sie aktiv, trauen Sie sich. Sie werden dadurch besser und zufriedener. Trotz Distanz!
Tipp 13 Geben Sie Feedback – jeden Tag! Rückmeldungen über geleistete Arbeit sind essenziell und ein beachtliches Werkzeug, um Motivation, Leistung und Qualität voranzutreiben. Geben Sie Feedback über positive Beobachtungen und auch negative Tatsachen. Brauchen Sie dazu Beispiele und teilen Sie diese mündlich mit (wenig Email). Tun Sie dies jeden Tag bei mindestens 3 Mitarbeitern. Leiten Sie Ihre Mitarbeitenden an, einander Feedback zu geben. Bauen Sie Feedbackrunden in den Tagesablauf und während Sitzungen ein.
Wenn Sie Ihre Anliegen direkt mit dem Coach von CrossCheck Coaching besprechen möchten, dann buchen Sie einen Termin. Dafür eignet sich das Online Homeoffice Coaching. Es ist kurz, günstig und effektiv.
Andrea Waeckerlin
Andrea Waeckerlin Geschäftsleitung CrossCheck Coaching Dipl. Private & Business Coach CFS/GRC Ahornweg 10 4323 Wallbach +41 (0)61 821 35 24 +41 (0)79 579 42 18 info@crosscheck-coaching.ch www.crosscheck-coaching.ch
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